Procedura completa per emettere Fatture immediate e differite

Per fare una fattura in differita (fatturazione dei lavori svolti prendendo DDT o Presenze o Mandati di fatturazione) l’emissione delle fatture si divide in 3 fasi: Generazione, Provvisoria e Definitiva.

Per fare una fattura immediata (fattura di acconto o di vendita accompagnatoria) saltare direttamente alla fase n. 3 “Definitiva”.

Aprire la procedura Generazione Fatture dal menù Fatturazione e digitare la Data di emissione.

In automatico vengono considerati tutti i movimenti fino alla Data di emissione, opzionalmente è possibile variare il Periodo (Dal / Al) che si vuole fatturare, ed anche solo un cliente, oppure solo una commessa, in questo caso utilizzare i campi di filtro posti in alto. (vedi Fig.)

Cliccando su Aggiorna compare la lista dei Documenti e delle Presenze “Da Fatturare” e questi sono già selezionati per l’emissione fattura. Opzionalmente è possibile rinviare la fatturazione di alcuni elementi togliendo la selezione dalla colonna 'Sel'. Per accendere e spegnere la selezione cliccare sul quadratino della riga oppure, per una selezione più rapida, è possibile usare il tasto spazio.

È possibile scegliere un Tipo Raggruppamento, tra:

Non Raggruppare (Sistema predefinito) I DDT/Mandati sono scritti in ordine cronologico e gli articoli riportati esattamente come inseriti sul documento.

Raggruppa Doc. I DDT/Mandati sono scritti in ordine cronologico e gli articoli in somma raggruppati per Codice.

Raggruppa Tutto Gli articoli in somma raggruppati per Codice ed i riferimenti ai documenti DDT/Mandati sono riportati in fondo alla fattura.

A questo punto si può cliccare sul pulsante Genera Fatture, il sistema elabora i clienti, genera per ciascuno la propria Fattura ed al termine apre la finestra Fatture Provvisorie.

Le Date di scadenza del pagamento e gli importi delle rate, sono calcolati in automatico in base alla Tabella Pagamenti e in base all’Anagrafica del Cliente dove si può (dalla pagina Dati Commerciali) decidere se Addebitare i Bolli o le Spese di Incasso in fattura e se spostare al mese successivo le scadenze dei mesi di agosto e fine dicembre.

Riguardo le commesse occorre che sia riempito uno dei due campi: in testa o sul rigo, a seconda che tutta la fattura sia relativa ad un'unica commessa (campo ‘Commessa’ in testa), oppure sia fatta a fronte di più commesse (campo ‘Comm.’ in riga). Usando il campo commessa in riga occorre tenere presente che, per avere la corretta imputazione del fatturato sulle varie commesse, ogni rigo con gli importi deve avere riempito il campo codice commessa.

Usando la procedura di gestione delle Fatture Provvisorie è possibile controllare la correttezza del contenuto (Articoli) e delle condizioni (Generale, Totali e Pagamento). Questi controlli possono essere fatti anche in momenti diversi perché il sistema salva la Fattura Provvisoria e dal menù Fatturazione, scegliendo Fatture Provvisorie, si può riaprire anche successivamente.

È possibile anche stampare la fattura provvisoria (come Pro-Forma e senza numero progressivo) in attesa di convalida. Una volta controllata la Fattura Provvisoria e possibile scegliere se: Annullare l’emissione (pulsante Elimina) oppure Emettere Fattura Definitiva (pulsante Convalida).

Se si sceglie di annullare l’emissione, tutti i relativi Documenti e Presenze, tornano Da Fatturare, per la prossima generazione.

Se si sceglie di convalidare, questa viene trasformata in Fattura definitiva, alla Data di emissione scelta e il sistema attribuisce il numero progressivo.

La differenza sostanziale tra la fattura provvisoria e quella definitiva sta nel fatto che, eliminare una provvisoria rimette come “Da Fatturare” i relativi DDT/Mandati e Presenze, mentre eliminare una definitiva lascia inalterato lo stato dei documenti.

Dalla procedura Gestione Fatture è possibile consultare le fatture emesse, fare una nuova fattura, ristampare una già emessa oppure modificare una fattura (salvo che non sia già stata inviata la Fattura Elettronica).

Per procedere con l'emissione della Fattura Elettronica e l'invio automatico al Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate, si utilizza il pulsante Emetti Fattura. Questa operazione è disponibile nelle seguenti finestre:

1. Gestione Fatture ⇒ per l'invio singolo
2. Ricerca Fatture/Note di credito ⇒ per l'invio massivo
3. Fatture da trasmettere, da Apollo HUB (include le Autofatture) ⇒ per l'invio massivo

Il pulsate Emetti Fattura effettua la trasmissione allo SDI, l'invio E-mail al cliente (copia di cortesia in .pdf) ed eventuale stampa cartacea.

È possibile anche stampare in blocco le fatture 'Da Emettere' (se necessario), con la procedura Ricerca Fatture / Note di Credito si può scegliere tra i documenti 'Provvisori' o 'Definitivi' digitando la data di emissione nei campi Data Fatt. dal / Al e, dopo aver cliccato su Cerca/Aggiorna, cliccare su Stampa Documenti.