Consente la registrazione in prima nota delle fatture e note di credito emesse e ricevute.

N.B: se esiste in prima nota una registrazione che fa riferimento a una o più fatture dell’elenco, non si crea una nuova registrazione ma fa un collegamento tra il documento della gestione fatture e la registrazione in prima nota. Il collegamento non modifica nessun valore, quindi se esistono differenze quali totali, codice IVA, scadenze di pagamento ecc. rimarranno, tenendo per effetti fiscali e di tesoreria ciò ch’è stato registrato in prima nota. Qualora si voglia evitare queste differenze si consiglia di vedere la guida “Ri-contabilizzazione Fatture”.

All’avvio della finestra l’utente può scegliere se contabilizzare le vendite o gli acquisti tramite un flag in alto nella casella “Contabilizzazione”.

Si vede l’elenco delle fatture/note di credito emesse che non sono state ancora contabilizzate o collegate a una registrazione in prima nota. Una volta selezionate tramite la colonna “Sel.”, basta cliccare sul tasto “Contabilizza Fatture” per registrarli in prima nota; l’ordine della registrazione sarà uguale a quello dell’elenco quindi dal documento più vecchio in alto a quello più recente in basso.

Nella colonna “N.Reg.” si può visualizzare il numero della registrazione assegnata al documento.

Facendo tasto destro sul rigo si può aprire la fattura o la prima nota tramite un menu a tendina.

Se in prima nota sono presenti registrazioni di tipo fattura/nota di credito con i campi “Serie”, “N.Doc.”, “Data Doc.” e “Cliente” uguale ai campi “Serie”, “Numero”, “Data”, “Cliente / Dest.” Della gestione fatture, non verrà creata una nuova registrazione ma si collegherà il documento con la prima nota già esistente.

Si vede l’elenco delle fatture/note di credito ricevute che non sono state ancora contabilizzate o collegate a una registrazione in prima nota. Una volta selezionate tramite la colonna “Sel.”, basta cliccare sul tasto “Contabilizza Fatture” per registrarli in prima nota.

Nella colonna “N.Reg.” si può visualizzare il numero della registrazione assegnata al documento, mentre nella colonna “Protocollo” il numero protocollo.

Facendo tasto destro sul rigo si può aprire la fattura o la prima nota tramite un menu a tendina.

Se in prima nota sono presenti registrazioni di tipo fattura/nota di credito con i campi “Serie”, “N.Doc.”, “Data Doc.” e “Fornitore” uguale ai campi “Rif. Doc.”, “Del”, “Fornitore / Mitt.” Della gestione fatture, non verrà creata una nuova registrazione ma si collegherà il documento con la prima nota già esistente.

A differenza dei documenti emessi in quelle ricevute si può scegliere facoltativamente la Data di Registrazione, e la Data della Competenza dell’IVA. Apollo consente impostare questa scelta tramite le opzioni della applicazione, quindi:

Nel menù Utilità/opzioni dell’applicazione/Contabilità/Data di contabilizzazione si può scegliere tra:

Data determinata: la data viene scelta dall’utente ogni volta che contabilizza i documenti ricevuti, questa non può essere precedente alla “Data Rif.” o alla data di ricevimento se recapitata tramite SDI. Se i documenti da contabilizzare sono tutti dello stesso esercizio economico verrà proposta come “Data di Registrazione” la data più recente tra la data odierna e l’ultima fattura/nota di credito ricevuta registrata in prima nota.

Data ricevimento: in questo caso l’utente non potrà più scegliere una data di registrazione ma questa verrà assegnata dal programma con il seguente criterio:

• se il documento e recapitato tramite SDI sarà registrato nella data più recente tra la data ricevimento e l’ultima fattura/nota di credito ricevuta registrata in prima nota (l’esercizio economico di competenza sarà quello della data di ricevimento).
• se il documento non viene recapitato tramite SDI sarà registrato nella data più recente tra la data del documento (campo data della gestione fattura) e l’ultima fattura/nota di credito ricevuta registrata in prima nota (l’esercizio economico di competenza sarà quello della data del documento).

Nel menù Utilità/opzioni dell’applicazione/Contabilità/Data Competenza IVA si può scegliere tra:

Data Registrazione: la competenza dell’IVA sarà uguale a la data di registrazione.

Data Documento (Salvo esclusioni): la competenza dell’IVA segue la Data Rif. (campo “Del” della gestione fattura) ESCLUSI i documenti datati dicembre e ricevuti a gennaio e i documenti registrate dopo il 15 del mese successivo, in questi casi la competenza sarà uguale alla data registrazione.