La registrazione degli Acquisti e l'imputazione sulla Commessa

La gestione del materiali e la registrazione di altri costi come trasferte, noleggi ecc… avviene in due passaggi: ACQUISTO e DESTINAZIONE.

ACQUISTO

Si inizia dalla Gestione DDT Entrata/Uscita con causale DDT ACQUISTO, oppure dalla Gestione Fatture con causale FATTURA ACQUISTO, oppure dalla Gestione Mandati con causale ALTRI COSTI.

• Si inserisce il Numero e la Data del documento di acquisto nei campi Riferimento (opzionali).
• Si inserisce il Nome del Fornitore (se non è presente in lista, la prima volta si deve prima creare la scheda dalla Gestione Fornitori).
• Si inseriscono i Materiali digitando il Codice Articolo il sistema propone la Descrizione, Unità di Misura, Prezzo/Sconto, Aliquota IVA.

Tutti questi campi possono essere variati. Questo metodo prevede la presenza delle Schede Articoli / Listino già caricati. Se il materiale che si sta acquistando non è tra quelli presenti in archivio si può utilizzare il codice articolo generico * .

• Per inserire Altri beni e/o Servizi si lascia vuoto il Codice Articolo e si scrive la Descrizione del bene o servizio, l’unità di misura, la quantità, il prezzo di costo e l’aliquota IVA.

Al termine dell’inserimento Articoli si Salva il documento.

Si può procedere subito con la Destinazione sulla Commessa.

DESTINAZIONE

La destinazione degli articoli su un Cliente/Commessa avviene in due modi :

1° Se il Documento è già destinato al Cantiere…

Quando abbiamo registrato il documento di acquisto (DDT o Fattura) si accende il pulsante [Gen.DDT/Mand.] e premendo questo il sistema chiede : Cliente/Commessa e (se è un parziale) quali Articoli e Quantità abbiamo destinato.

Con un click […] si può selezionare tutti gli articoli e premendo il pulsante [Genera Doc.] si destina il costo sulla Commessa. Il sistema apre la finestra dei DDT/Mandati Provvisori che contiene tutto il materiale portato sul lavoro. Questa lista può essere modificata in qualunque momento togliendo articoli o variando le quantità (Vedi I DDT/Mandati Provvisori)

2° Se il Materiale è prelevato dal Magazzino

Dalla gestione del documento Provvisorio ed entrando in modalità Modifica, premendo il pulsante [Imp. Provenienza] di apre la finestra che permette di scaricare il Magazzino e segnare il materiale sul Cliente/Commessa semplicemente facendo la selezione. E’ possibile filtrare per Descrizione materiale, Codice Articolo e Fornitore di provenienza. Una volta selezionati gli articoli si preme il pulsante [Importa Articoli]. (Vedi I DDT/Mandati Provvisori).

La registrazione delle Ore di lavoro fatte sulla Commessa

Per prima cosa occorre stabilire la Tariffa (o le Tariffe) che si vuole addebitare al Cliente per l’esecuzione di lavori “in economia” o per calcolare un “preventivo”. Il sistema per questo scopo utilizza articoli specifici di tipo Servizio / Manodopera che si possono inserire e aggiornare dalla gestione Schede Articoli.

Il sistema standard prevede un codice M da modificare in base alle esigenze dell’azienda. Per esempio si può creare un codice per ogni tariffa di mano d’opera applicata, come indicato dalla seguente tabella:

Esempio di Articolo di Mano d'Opera:

• Codice: M1
• Descrizione: MANO D'OPERA TECNICO SPECIALIZZATO
• Unità di Misura: ORE
• Prezzo Base Vendita: € 25,00

La gestione della mano d'opera può avvenire utilizzando il Sistema Presenze o il Sistema Mandati.

SISTEMA PRESENZE

Con il sistema delle Presenze vengono registrate le Ore lavorate da ogni operatore giorno per giorno e si può fare un riepilogo mensile per verificare le ore complessive lavorate, le ore fatturate e quelle non fatturate; E’ possibile inoltre gestire gli automezzi per tenere il registro dei veicoli utilizzati.

Per avviare il sistema occorre:

1) Creare le Causali Presenze che servono a classificare il tempo impiegato in azienda e possono essere di tre tipi:

• Addebita Normalmente (per le ore che normalmente si Fatturano)
• Non Addebitare (per le ore che normalmente Non si Fatturano)
• Addebita come Extra (per le ore che si Fatturano perché sono Extra-Preventivo)

2) Censire gli Automezzi.

3) Censire tutti gli Operatori, interni e esterni, attribuendo loro un codice identificativo personale. Per i lavoratori dipendenti e collaboratori si può utilizzare il numero di Matricola e per gli autonomi le iniziali del Nome e Cognome.

Sia nella Causale di Presenza che nella Scheda Operatore si può specificare un Codice Articolo di mano d’opera che sarà usato per fare il conto al Cliente; Per permettere allo stesso Operatore di svolgere Attività diverse a Prezzi diversi, il codice della mano d’opera specificato sulla Causale di Presenza avrà la precedenza rispetto a quello specificato nella Scheda Operatore (tariffa base).

Per la gestione della mano d’opera con il Sistema Presenze, si utilizzano le procedure: Presenze per Operatore e Presenze per Cliente/Commessa poste nel menù Archivio > Gestione Personale , due modi di inserire le Ore nello stesso archivio “Presenze”, consultabile dalla Commessa e utilizzato per fare il Resoconto della Commessa.

I dati principali da inserire nelle Presenze sono:

• Giorno
• Cliente / Commessa, Operatore
• Causale Presenza
• Ore Lavorate (ore:minuti)
• Ore Addebitate ( 0,5 Ore corrisponde a 30’ … 0,75 Ore corrisponde a 45’ … ecc)
• Note (opzionale, corrisponde alla descrizione del lavoro svolto)
• Extra (S o N , indica se dev'essere considerato lavoro extra-preventivo)
• Stato (Da Fatturare, Non Fatturare, Fatturato questo è gestito in automatico e può essere variato)
• Codice Automezzo (opzionale).

L’iter per la Fatturazione prevede , in Generazione Fatture , la visualizzazione di tutte le Presenze inserite come “Da Fatturare” e la Fatturazione Automatica.

SISTEMA MANDATI

Con il sistema dei Mandati si inserisce un documento con causale “MANODOPERA” , si può attribuire oltre alla Data una Serie e un Numero progressivo, si specifica il Cliente / Commessa e in Articoli si inseriscono i Codici della Mano d’Opera (M, M1 ecc…) inserendo la Quantità (numero delle Ore) da fatturare. Lo stato del documento : Da Fatturare, Da Non Fatturare e Fatturato è gestito in testa come per i DDT.

L’iter per il Resoconto Commessa e per la Fatturazione è lo stesso dei DDT.

Questa gestione si rivela più semplice per il minor numero di informazioni da caricare ma non prevede il controllo degli operatori.