Gestione per Commessa

La Gestione Commesse è la finestra principale da cui parte la gestione delle attività e sono presenti gli strumenti di base per il controllo di gestione.

Quando si crea una nuova Commessa a questa si assegna un Codice, una Data di inizio, una Descrizione (descrizione breve del lavoro) ed il nome del Cliente.

Possono essere specificate altre informazioni aggiuntive come:

• Data prevista di completamento
• Destinazione (indirizzo di esecuzione del lavoro)
• Descrizione Lavoro (pagina di appunti per una descrizione più estesa)

Alcune informazioni sono automatiche come il Codice (progressivo) e la Data (oggi).

Se già si conoscono i dati fiscali per la fatturazione ed è già inserita la scheda del Cliente si specifica il nominativo nel campo “Cliente”, altrimenti si può inserire la Commessa con il cliente generico * .

Se l’indirizzo del lavoro è diverso dall’indirizzo del cliente, dalla gestione Clienti si inseriscono le Destinazioni Alternative, richiamabile in Commessa.

Nella seconda pagina “Dati Accessori” ci sono i comandi per regolare l’emissione della Fattura, se Automatica (predefinito) o Manuale. Con la scelta della Fatturazione automatica si può decidere se scrivere in fattura :

• Il dettaglio del materiale e della mano d’opera con i prezzi unitari.
• Il dettaglio del materiale e della mano d’opera con un totale unico.
• Il dettaglio del materiale e della mano d’opera senza prezzi.
• Nessun dettaglio, ma solo i riferimenti ai DDT emessi.

Se la Causale Documento prevede l'evasione dell'Ordine di Vendita vi è sempre l'emissione della Fattura di Vendita, a prescindere dall'impostazione di 'Fatturazione Automatica' Si-No della Commessa.

Nel campo “Note interne” è possibile annotare degli appunti.

Una volta inserita la Commessa è possibile iniziare il caricamento dei materiali e della mano d’opera. Vedi Gestione Materiali e Manodopera

Per effettuare il controllo della Commessa si utilizza il pulsante [ Analisi Commessa ] che permette di analizzare:

• Un Riepilogo Generale con i totali del lavoro.
• Un riepilogo dei Documenti emessi relativi alla Commessa
• Il Dettaglio dei Costi per Articolo , dove si vede il confronto tra preventivo ed effettivo.
• Le Presenze della Commessa, con il dettaglio delle attività svolte dagli Operatori.

Per ulteriori informazioni si veda Analisi e Controllo Economico

Il DDT/Mandato provvisorio è un pre-documento che contiene la lista dei materiali impiegati nel lavoro. La fase finale del documento provvisorio è la conversione in DDT o Mandato definitivo.

(Per l'attivazione di questa opzione contattare un consulente Dataset)

Il Documento Provvisorio è una lista di merci già consegnate sulla Commessa e si popola durante il caricamento degli Acquisti. (Vedi La Gestione dei Materiali e altri costi).

Questa finestra Gestione DDT/Mandati Provvisori si può aprire dal Menù principale oppure dalla Gestione Commesse cliccando sul pulsante [ Apri Doc. Provv. ].

Questa lista permette di controllare quali materiali sono andati sulla Commessa, prima di emettere i documenti definitivi (DDT o Mandato) e di apportare tutte quelle variazioni necessarie come:

• aggiunta di articoli da magazzino (nuovo scarico).

Dalla gestione del documento Provvisorio ed entrando in modalità Modifica, premendo il pulsante [Imp. Provenienza] si apre la finestra che permette di prelevare il materiale dal Magazzino e imputarlo sul Cliente/Commessa semplicemente facendo la selezione. E’ possibile filtrare per Descrizione materiale, Codice Articolo e Fornitore di provenienza. Una volta selezionati gli articoli si preme il pulsante [Importa Articoli].

• modifica delle quantità e/o del prezzo del materiale scaricato (correzione).

Dalla gestione del documento Provvisorio ed entrando in modalità Modifica, è possibile correggere i dati presenti sulla lista.

• storno di materiale rientrato dal cantiere (nuovo carico).

Dalla gestione del documento Provvisorio ed entrando in modalità Modifica, è possibile anche eliminare articoli presenti sulla lista. In particolare per liste molto lunghe (con codici articolo che si ripetono) si può utilizzare la funzione Reso Veloce che automaticamente detrae l’Articolo e la Quantità specificata dalla lista del Documento Provvisorio.

Quando abbiamo una lista dei materiali definitiva, una volta salvato il documento provvisorio, si accende il pulsante Gen.DDT/Mand. e premendo questo il sistema chiede : Cliente/Commessa e (se è un parziale) quali Articoli e Quantità vogliamo scaricare in definitivo.

Con un click […] si può selezionare tutti gli articoli e premendo il pulsante Genera Doc. il sistema emette il documento di scarico definitivo DDT o Mandato (documento di scarico interno). A questo punto il sistema apre la finestra relativa (DDT/Mandati) con il documento definitivo che può essere all’occorrenza stampato.

Tutti gli elementi fatturati vengono suddivisi per Commessa, la mano d’opera (Articoli catalogati come Servizi) viene sempre raggruppata con il totale delle Ore, mentre per i materiali (Articoli catalogati come Merce) è possibile scegliere se raggruppare per codice articolo o dettagliare gli articoli (sistema predefinito).

Nella fattura emessa occorre che sia riempito uno dei due campi: in testa o sul rigo, a seconda che tutta la fattura sia relativa ad un'unica commessa (campo ‘Commessa’ in testa), oppure sia fatta a fronte di più commesse (campo ‘Comm.’ in riga). Usando il campo commessa in riga occorre tenere presente che, per avere la corretta imputazione del fatturato sulle varie commesse, ogni rigo con gli importi deve avere riempito il campo Codice Commessa.

Riepilogo Generale

Il Riepilogo Generale si compone di due riquadri il Riepilogo Totale (in alto) ed il Riepilogo Costi (in basso).

Il Riepilogo Totale è un quadrato dove sono sintetizzati i numeri fondamentali del prospetto economico: il preventivo, gli extra e l’effettivo, si analizzano i Costi, il Fatturato e l’Utile e si confrontano questi valori per determinare le Differenze.

Il Riepilogo Costi esegue la stessa analisi separando i Materiali (Merce) dalla Manodopera (Servizi) da Altro (altri costi come trasferte, noleggi ecc…).

Con la funzione di Stampa, queste informazioni e altre più specifiche, si possono calcolare e al bisogno stampare.

Riepilogo Documenti

In questa lista ci sono i documenti emessi e si trovano in ordine cronologico: Preventivi, DDT e Mandati, Ordini, Fatture. La colonna Extra permette di trovare velocemente gli extra-preventivo che ci sono stati nella Commessa.

Con il doppio-click è possibile aprire il documento per visualizzarlo, modificarlo o anche solo stamparlo.

L’ultima colonna ( ? ) rappresenta un indicatore di attenzione ai prezzi e indica se il documento contiene:

Per l’indicatore A è importante sapere che il calcolo dell’utile della commessa potrà variare, con il tempo, se cambia il prezzo di Acquisto della scheda articolo relativa.

Questa particolare circostanza è sempre esclusa se si utilizza il metodo “guidato”, che attribuisce i prezzi di costo dall’Acquisto alla Commessa (Destinazione).

Dettaglio Costi per Articolo

In questa lista sono raggruppati tutti gli articoli coinvolti nella Commessa (sia Materiali che Mano d’Opera) con il totale della Quantità e del Costo.

Per ogni Articolo è evidenziato: il Preventivo, l’Extra e la quantità Effettiva finale.

Presenze

Questa lista è un prospetto in ordine cronologico di tutte le attività svolte dagli Operatori con:

• Causale di presenza (vedi Tipi Presenze)
• Ore effettive di Lavoro
• Ore Addebitate (utile maggiormente nei casi di Commessa in Economia “a ore”)
• Indicatore se Extra-Preventivo
• Note (dettaglio del lavoro eseguito)

Con doppio-click si accede alla maschera di Gestione Presenze dell’Operatore per fare ulteriori controlli o per modificare/correggere le informazioni registrate.

Funzionamento del flag “Extra”

Quando si attiva il flag per default lo stato del documento diventa “Da Fatturare”. L’utente può cambiare lo Stato in base alle esigenze. In ogni caso la generazione fatture dei documenti/presenze avviene solo se lo Stato è “Da Fatturare”.

Tipo Prezzi in Fattura e EXTRA:

• Prezzi per singolo rigo: Non c’è distinzione
• Totale Unico: compaiono 2 righe distinte: il totale semplice e il totale Extra
• Senza Prezzi: Non c’è distinzione
• Solo Riferimenti: Non c’è distinzione